CHIÈVRES AIR BASE, Bélgica — EUA Army Garrison Benelux (USAG Benelux) está usando uma abordagem baseada em dados para validar e atender melhor as necessidades da sua comunidade, aplicando uma nova abordagem centrada na inovação ao seu processo de aquisição e fornecedor. A nova abordagem permite que a tecnologia emergente e as inovações estejam no centro de cada contrato. A guarnição já alcançou melhor alinhamento dos recursos com as necessidades da comunidade e melhorou o feedback do pessoal, enquanto previu uma redução de custos a longo prazo projetada até $ 39 milhões nos próximos oito anos. Os funcionários disseram que o esforço, liderado pela Direção de Serviços de Emergência, não estava centrado em serviços de corte, mas em entender como os serviços foram usados em todos os sites da guarnição e garantir que os recursos estivessem focados onde eles entregaram o maior valor. Os esforços, liderados por Scott Moore, diretor interino dos serviços de emergência e sua equipe, tornaram- se um modelo para outros seguirem.

. Nós entramos em um mau hábito com contratos onde nós repetimos o que estava lá antes,. Moore disse..Em vez de perguntarmos o que estamos realmente tentando alcançar, tendemos a continuar o que sempre foi feito. O que fizemos de forma diferente foi dar um passo atrás, olhar para o requisito primeiro, e depois determinar a maneira mais eficiente de o atender. Moore disse que a revisão examinou contratos de serviço em várias funções, incluindo segurança, alarmes, suporte de resposta de emergência e outros serviços recorrentes. Sua equipe analisou padrões de uso, requisitos operacionais e feedback de organizações que dependem desses serviços todos os dias. . Nós fomos posicionados por posição, linha por linha, hora por hora, disse Moore..Nós examinamos o que os regulamentos requerem, o que a missão precisa e o que os dados mostram sobre como os serviços são realmente usados..

Ele disse que o engajamento direto com os stakeholders era uma parte chave do processo. Escolas, Serviços para Crianças e Jovens, parceiros logísticos e outras organizações foram consultados para garantir que quaisquer alterações refletiam a demanda operacional real. . Nós nos certificamos de que não estávamos perdendo nada, Moore disse..Nós falamos com as organizações que dependem desses serviços para entender quando eles realmente precisam de suporte, quando eles precisam de acesso e o que criaria um problema para eles.. Moore disse que essa abordagem permitiu que a guarnição distinguisse entre serviços que eram essenciais à missão e aqueles que tinham continuado em grande parte por hábito ou conveniência, apesar de estarem sub- utilizados ou não estarem mais alinhados com a demanda real da comunidade.

Moore elaborou que alguns ajustes envolveram mudar os horários, consolidar cobertura ou redirecionar recursos para períodos de maior demanda em vez de eliminar a capacidade. .O objetivo não é remover o serviço, disse ele..O objetivo é garantir que o que fornecemos esteja alinhado com o requisito e entregue valor.. A revisão também considerou impactos na força de trabalho. Moore disse que algumas alterações internas melhoraram a qualidade de vida dos funcionários, mantendo os padrões de desempenho.

.Nós olhamos como nossos sistemas de plantão foram estruturados e se eles corresponderam à demanda real, disse ele..Após fazer alterações, não houve diferença mensurável na entrega de serviços, mas as pessoas tiveram tempo de folga mais previsível e não estavam ligadas a um telefone quando não precisavam ser.. Moore disse que os funcionários responderam positivamente às mudanças, mesmo que algumas oportunidades de horas extras foram reduzidas. .O que descobrimos foi que as pessoas apreciavam ter mais tempo pessoal e horários mais previsíveis, disse ele.. Eles sabiam quando eram responsáveis, e quando estavam fora, eles poderiam estar realmente fora..

O esforço pode reduzir os custos projetados até $ 39 milhões ao longo da vida dos próximos contratos. Moore disse que o valor reflete o crescimento futuro evitado do custo em vez de uma redução imediata da capacidade. . Se você manter o status quo, os custos continuam a aumentar ano após ano, disse ele..O que fizemos foi reiniciar a linha de base com base nos requisitos reais. A diferença ao longo do tempo é de onde as economias vêm. Moore disse que a revisão também destacou oportunidades para modernizar como os contratos são escritos para que os serviços possam se adaptar ao longo do tempo e os fornecedores possam trazer soluções mais eficientes à medida que a tecnologia muda.

. Sabemos que a tecnologia mudará ao longo da vida de um contrato, disse ele..Em vez de nos trancarmos em ferramentas específicas, nós incorporamos flexibilidade no contrato para que possamos adotar novas capacidades à medida que elas se tornam disponíveis e fazem sentido operacionalmente.. Ele disse que o modelo permite aos contratantes identificar novas formas de fornecer serviços mais eficazmente, seja através da automação, sistemas de agendamento melhorados, ferramentas de monitoramento remoto ou outras tecnologias emergentes. .Você não deve ter que reescrever um contrato inteiro toda vez que uma ferramenta melhor se tornar disponível,. Moore disse..Se um provedor tem uma maneira mais eficiente de atender ao requisito, queremos que a flexibilidade o avalie e o use..

Moore disse que os exemplos poderiam incluir sistemas automatizados, ferramentas de vigilância mais inteligentes, sensores avançados, plataformas de comunicação melhoradas ou outras tecnologias que aumentam a eficácia, reduzindo tarefas intensivas em trabalho. A abordagem ajuda a preservar a qualidade do serviço, reduzindo os atrasos administrativos associados a emendas repetidas do contrato. .Contratar emendas requerem coordenação entre várias organizações, disse Moore..Se você conta para a flexibilidade na frente, você evita uma quantidade significativa de tempo e esforço mais tarde..

Moore descreveu o objetivo mais amplo como gestão responsável dos recursos, enquanto continua a atender às necessidades da comunidade militar do Benelux. . Esta abordagem não se limita a um contrato ou a uma função, disse ele..É sobre entender o requisito, cuidar da comunidade e ter certeza de que os recursos são usados da forma mais inteligente possível.. A cooperação com a nação anfitriã também tem sido um fator contribuinte para o sucesso da iniciativa.

.Temos um excelente relacionamento com nossos stakeholders da nação anfitriã, e essas relações nos permitiram ter discussões honestas e práticas sobre regras de legado, processos de aprovação e requisitos técnicos que frequentemente foram escritos 20 ou 30 anos atrás para um ambiente muito diferente, disse Moore..Em muitos casos, esses padrões foram criados quando sistemas de cobre com fios rígidos eram a norma, a conectividade por satélite era limitada, e muitas das capacidades seguras sem fios, criptografadas e automatizadas disponíveis hoje não existiam. Em vez de simplesmente aceitar ‘é assim que sempre foi feito,. trabalhamos com nossos parceiros para entender o propósito original desses requisitos e determinar se a tecnologia moderna pode agora cumprir essa mesma intenção de forma mais eficaz. Juntos, estamos ajudando a remodelar as abordagens, para que permaneçam seguras, práticas e relevantes para as ameaças, necessidades operacionais e interesses comunitários compartilhados. Moore relata que o esforço mais amplo reflete um compromisso com a gestão moderna, a prontidão operacional e o suporte contínuo à comunidade Benelux. . Ao combinar a tomada de decisões baseada em dados, revisitar a lógica na governança existente, parcerias fortes e uma disposição para desafiar pressupostos desactualizados, a USAG Benelux está posicionando seus serviços para tirar partido de futuras inovações, como sistemas automatizados de limpeza, capacidades de patrulha robótica para pontos de segurança chave, sensores mais inteligentes, ferramentas de monitoramento remoto e outras tecnologias que podem melhorar o serviço entrega, reforçar a segurança e permitir que o pessoal concentre o seu tempo onde ele adiciona o maior valor,. Moore refletido.